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◇ すっかり秋めいてきました・・・・・・第７０６
☆モバイルオフィスの作り方 ★
Vol.0706

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□ 頭から湯気を出す
□ Faxはなくすべきか・・・・

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☆ 頭から湯気を出す
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前回の海外案件の続きです。
日本の売掛管理は古くさくて、継続取引を前提としており、もう過去のもの・
・・と思っていたのですが・・・

◇ 売掛金の残高根拠をはっきりさせる
日本の業務システムの売掛金の管理はとてもシンプルです。

当月残高＝前月残高−当月入金＋当月売上

これで売掛台帳はできあがりです。前月残高とは前月度の当月残高であり、た
いていの場合はそのものズバリのデータを保管します。
当月入金はどの売上に対する入金かを気にせずに金額だけを計上します。
極めて簡単なのです。

ところで海外の売掛金とは未入金のインボイスの総額であり、過去のデータの
すべてを検索する必要があります。

理屈の上では合うはずなのですが、これが合わない・・・・・

◇ 海外に売掛台帳はないのですが・・・
海外の業務システムでは年齢表と言って、古い順に未回収の売掛データを列挙
するのです。
数件から数十件程度ならこれで管理できますが、もっと大量になるととても管
理しきれません。

そこで売掛台帳のように月度ごとに前残と当月の動きを継続的に集計する仕組
みを作ったのですが・・・これが難しい！

先月の売掛金の残高は必ず今月の前月残高に合致しますが、情けないことに合
わないケースがあるのです。
単純に前月末時点で残がある売掛を集計するだけなのに・・・・

原因は今月の入金データの異常だったのですが、今月のデータが前月残高に影
響するところがこの仕組みの難しさです。

実際には入金済みであっても、先月末には未入金だったデータを探すには入金
日付を調査し、逆算して過去の残高を集計しますが、入金の些細な計上ミスで
いきなり合わなくなるのです。

この理屈を知解するのに丸二日ほど頭から湯気を出しました。
過去のすべての売掛データをExcelに展開し、ピボットテーブルで無重複のイ
ンボイスごとの売掛金データにしてVlookUp関数やSumIf関数を駆使して差異の
原因を探るのです。

◇ 日本の売掛台帳って結構よく出来ている
今回つくづく思ったことは日本の売掛台帳って結構よく出来ているな･･･と言
うことです。
今月の売上と入金さえ管理していれば必ず合いますし、何より請求書にその動
きを記載しますから毎月お客様と自社の双方で売掛金の残高を確認し続けま
す。

もっとも海外の場合はLCとかレミタンスとかで前払いかまたは商品と引き換え
が基本で、売掛金の残高など発生しないことが原則です。

それに必ず売上単位で(インボイス単位で)支払うことが基本なのですが、海外
案件といえども分割入金はあるし前払いはあるし、売掛金は数年前のものまで
あるのです。

どうせもらえないのだから諦めれば良さそうなものですが、しつこく１０年ほ
ど前の売掛金まで残しているからこんなにややこしくなるのです。

日本の売掛台帳は度の売上の分が入金されているかは分からないのですが、総
額は必ず追跡できますし、入金処理も極めて簡単です。
少し見直しました。

◇ 業務システムが専門ですが・・・・
私は若い頃から企業の業務システムを専門にプログラミングしてきました。
もう難しいと思う案件はないだろう・・・と思っていたのですが、この貿易シ
ステムのような日本の商慣習のような海外案件ではほとほと疲れ果てました。

前月の請求残高が今月の前月残高と合わないなどと言う恥ずかしい経験はもう
数十年経験していません。

今はその原因もすっかりと理解でき、システム全体の弱いところも分かりまし
たので結果として全体を見直すきっかけにもなったのですが、このややこしい
システムの説明書を英語で書かないといけないという気の重い仕事もありまし
た。

◇ 海外案件が出来るのもGoogle翻訳のおかげ
すごいと思うのはGoogle翻訳で、英語が片言も話せない私にとっては必須のア
イテムです。

Google翻訳を２個起ち上げ、片方は日本語を英語に翻訳させて、翻訳した英語
をさらに日本語に翻訳させるのです。

翻訳してもらった英語が意味の正しい翻訳かどうかを日本語に再翻訳させるこ
とで確認しているのですが、Google翻訳の精度の高さには本当に驚かされま
す。

私のつたない日本語をよくわからない英語に翻訳し、さらに日本語に逆翻訳す
るとほぼ意図通りに翻訳されています。

冗談でさえ正しく翻訳しているようです。
手間は倍以上かかりますが、マーケットは倍どころではありません。

HTML5のシステムとGoogle翻訳のおかげで仕事は世界に広がるのです。

苦難の１週間が終わり、牧歌的な日本のシステムに戻ります。
本当に疲れました。
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☆ Faxはなくすべきか・・・・
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もしかしたら次の総理大臣になられるかも知れない方がはんこの廃止と並んでFa
xの廃止を訴えられたことについて考えさせられることがたくさんありました。

◇ 印鑑の是非
実はこの件については私は見識を持ちません。
印鑑を押すことはほとんどなく、あまり縁のある話題でもないのです。
請求書の押印？？そんなものはもう１０年ほど前から会社の社印をJPGファイ
ルにして書式に載せていますから押印しているようではありますが、実際には
不便を感じていないのです。

でも印鑑は文字を書くのが苦手な私にはそれなりに省力化の道具では無いかと
思う次第です。

希に過会社の住所や電話番号など書かないといけない書類には会社印セットか
ら印鑑を取り出して住所や電話番号などを組み替え、自身の名前も組み込んで
ぽんと押すと結構便利だったりします。

でもそのために出社しないといけないとなるとやはりなくすべきでしょうね。

◇ Faxは・・・・
私が世の中に出て仕事を始めた頃にはFaxは憧れのOA機器でした。
文字や図形をビットマップに変換して音声信号に変え、電話回線で送信して相
手先で再度文字や図形に戻すという技術には驚愕したものです。

でもFaxには致命的な問題があります。
電話では説明しにくい図形なども送れてとても良いのですが、再利用はまった
く出来ないという点です。

コンピュータネットワークの利点は誰かが１度だけ入力しないといけないもの
の、その後はそのデータを無限に再利用できることです。
したがってどんなに詳細に書かれている文書でも、ただのプリントやFaxは
データとは呼べません。

どんなに飾り気のないテキストだけのデータであっても一定のルールで編成さ
れた文字列ならその後で何度でも再利用でき、集計や計算も可能です。

Faxにはその要素が全くないのです。

◇ コロナ禍の渦中での保健所
実際には分からないのですがニュースで見ていると”本日の感染者数”などを
保健所や自治体はFaxでやりとりしているようです。

確かに電話で伝えるよりお互いの時間を拘束しないという点と、間違いにくい
点は評価できますが、発信者が手書きかPCで作ったデータを受信者は再度入力
している点ではまったく効率化がなされていません。

長いことFaxを使っていなかったのでその問題点をすっかり忘れていました
が、非効率の最たるものとしてFaxを撲滅しようという発想はとても高く評価
できます。

確かワクチンを確保する部署とは別に行革関連の大臣でもあられたはず・・・
良いセンスではないかと思う次第です。

◇ 一般常識がないことが欠点？
その属するグル−プの親分が、彼の欠点は？？と尋ねられて”一般常識がない
こと”とお答えになられたそうです。

その親分も決して常識的な方だとは思えないのですが、”おまえが言うな・”
と思わず突っ込みたくなるような景観ですね。

でも、押印を廃止しようとして印鑑業界から強烈な反発が出たときにも”押印
不要”と言う巨大なはんこを作ったと聞いています。
シニカルなユーモアのセンスもバッチリです。

一般常識のある方たちがあちらの意見を聞き、こちらの顔を立て、にっちもさ
っちもいかない閉塞状態にしたわけですから持ち前の突破力と非常識さ、そし
て何より空気を読まない力でこれから先の日本を変えていただけたらと思う次
第です。

世界の情報産業や効率化に三周ぐらい遅れているこの国をなんとかするにはそ
んな人が必要なのでは無いかと思う次第です。

◇ 指導者がはっきりものが言える国にしないと・・・
現総理はコロナ禍で結構良い仕事をしたと思うのですが、たった一つ問題は何
も言わなかったことではないでしょうか？

・オリンピックは世界と約束したから開催するしかない！
国民には不自由をかけるがここは我慢しなさい・・・とか
・コロナ禍なんだから出歩くんじゃない！
道ばたでしゃがみ込んでお酒を飲むなど言語道断！とか
・腐るほど高い医療費を使っていて病院や医者の数では世界一なのに医療崩
壊だ？？医療業界は三流か？？とか

指導者としては極めて言いにくいのかも知れませんが、やはりはっきり言うべ
きです。
正しかろうとそうでなかろうと何でも突っ込む三流の野党と四流のプレスが悪
いのかも知れませんが国民をもっと信じて正しいことを語りかけるべきでし
た。

昨年のことですが、タマちゃんの実家の大阪の堺市に出かけようとした前日に
若い府知事さんがニュースで"コロナ禍なので大阪には来るな"と言われました。

そのお話しを聞いて”その通りだ！”と思って県境を越えて帰省するのを思い
とどまったのです。

指導者が正しいと思うことを発言すると国民はそれなりに従うものです。
今度の総理大臣には率直にものを言っていただきたいものです。

それが正しいと思ったら私たちは従いますよ・・・空気など読まずに！
KYで何が悪い！？

めったに政治関連のお話しはしませんが、先の悲惨な戦争は指導者も国民もみん
なが場の空気を呼んで始まってしまったと思っています。
それを収拾したのは憲法違反をおかし、場の空気も押し切った昭和天皇の大きな
功績だったと思います。場の空気など読むんじゃない！